Verantwortliche für Dokumentation & Nachweisführung

• Strategische Verantwortung: Liegt beim Betreiber/Eigentümer, der die Leitlinien und Rahmenbedingungen der Dokumentation vorgibt (unterstützt durch das Facility Management).

• Operative Dokumentation (Betrieb, Wartung, Störungen): Wird hauptsächlich durch Haustechnik und beauftragte Fachfirmen ausgeführt. Sie erfassen Wartungs- und Prüfprotokolle sowie Störungsmeldungen im Detail.

• Prüf- und Auditnachweise: Werden von externen Prüfern und Sachverständigen erstellt. Das FM sowie die HSE-/Sicherheitsfunktion prüfen diese Berichte und integrieren sie in das Dokumentationssystem; sie bereiten zudem Audits vor.

• Schulungs- und Unterweisungsnachweise: Werden gemeinsam von FM und HSE organisiert. Die Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen erfolgt durch das FM oder die Sicherheitsfachkraft, während die jeweiligen Nutzerverantwortlichen (z. B. Abteilungsleiter) sicherstellen, dass ihr Personal geschult ist und die Teilnahme dokumentiert wird.

• Klar geregelte Ablageorte: Es ist festgelegt, welche Unterlagen physisch und welche digital vorgehalten werden. Beispielsweise werden Original-Prüfprotokolle im Anlagenordner vor Ort im Technikraum abgelegt, während digitale Kopien in einem zentralen CAFM-System oder Dateiserver gespeichert sind. Pläne und Notfallanweisungen sollten sowohl im System zugänglich als auch in Papierform an kritischen Stellen (z. B. Schalträumen, Feuerwehrinformationen) vorhanden sein.

• Definierte Zugriffsrechte: Die Berechtigungen für den Zugriff auf die Dokumentation sind nach Rollen klar definiert (Lesen/Schreiben). So hat z. B. die Haustechnik Lesezugriff auf alle relevanten Pläne und Protokolle, darf aber bestimmte sicherheitsrelevante Dokumente nicht eigenmächtig ändern; die Fachfirma erhält bei Bedarf Zugriff auf wartungsrelevante Dokumente, jedoch keine Löschrechte. Diese Rechte sind entweder im FM-IT-System hinterlegt oder in einer schriftlichen Verantwortungsmatrix dokumentiert.

• Schutz vor Verlust und Datenintegrität: Sowohl physische Ordner als auch digitale Ablagen sind gegen Verlust, Beschädigung oder unberechtigtes Ändern zu schützen. Digitale Dokumente werden regelmäßig gesichert (Backup), und Papierdokumente werden z. B. in abschließbaren Schränken im Technikraum aufbewahrt.

• Einheitliche Vorlagen nutzen: Für alle wichtigen Dokumentenarten kommen standardisierte Formulare zum Einsatz (z. B. ein festes Prüfprotokoll-Formblatt, ein einheitliches Störungsmeldeformular). Einheitliche Vorlagen stellen sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden und erleichtern die Auswertung.

• Klare Freigabewege definieren: Es ist festgelegt, wer ein Dokument fachlich prüft und wer es organisatorisch freigibt. Beispielsweise unterschreibt die ausführende Fachfirma zunächst das Wartungsprotokoll (fachliche Richtigkeit), danach zeichnet der verantwortliche FM oder Betreiber vertretungsberechtigt gegen (organisatorische Freigabe und Anerkennung). Digitale Workflows sind entsprechend mit definierten Genehmigungsschritten eingerichtet.

• Mindestinhalte sicherstellen: Jedes Dokument enthält bestimmte Pflichtangaben, um gültig zu sein. Dazu zählen mindestens das Datum der Erstellung, genaue Bezeichnung der Anlage oder des Anlagenteils (Standort), Name der ausführenden Person/Firma, Beschreibung der Ergebnisse bzw. Befunde, gegebenenfalls festgestellte Mängel und die ergriffenen Maßnahmen. Zudem muss ein verantwortlicher Unterzeichner erkennbar sein – sei es durch Unterschrift auf Papier oder durch eine digitale Freigabe mit Benutzerkennung und Zeitstempel.

• Änderungen lösen Dokumentenaktualisierung aus: Jede relevante Änderung am Gassystem – sei es eine geänderte Leitungsführung, der Tausch eines Gasgeräts oder eine Anpassung im Absperrkonzept – führt umgehend zu einer Aktualisierung der betroffenen Dokumente. Verantwortliche (z. B. Haustechnik oder die ausführende Fachfirma) informieren das FM unverzüglich, damit Pläne, Schemen, Listen und Anleitungen auf den neuesten Stand gebracht werden.

• Konsequente Versionierung: Aktualisierte Pläne und Dokumente erhalten eine neue Versionskennung. Der aktuelle Versionsstand, das Änderungsdatum und eine kurze Beschreibung der Änderung werden im Dokument selbst oder in einem Änderungsprotokoll festgehalten. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Änderung wann und von wem vorgenommen wurde. Alte Versionen werden mit einem „Historie“-Vermerk versehen.

• Nur aktuelle Versionen im Umlauf: Es wird sichergestellt, dass im Betrieb ausschließlich die freigegebenen aktuellen Dokumente verwendet werden. Veraltete Unterlagen werden deutlich als ungültig markiert, aus den Arbeitsbereichen entfernt oder in einen Archivordner bzw. -bereich verschoben. So wird verhindert, dass jemand versehentlich nach einem überholten Plan oder veralteten Anweisung handelt.

• Kommunikation der Änderungen: Geänderte Dokumente (z. B. neue Notfallkontakte im Alarmplan oder geänderte Prüffristen) werden aktiv an alle betroffenen Stellen kommuniziert. Zum Änderungsmanagement gehört also neben der reinen Dokumentaktualisierung auch, dass Nutzer, Techniker und Dienstleister über Neuerungen informiert und – falls nötig – unterwiesen werden.

Verbindliche Digitaldokumente: Es wird festgelegt, welche Unterlagen zwingend in digitaler Form vorliegen (und ggf. im Original aufbewahrt) müssen. Beispielsweise sollten Prüf- und Wartungsprotokolle, aktuelle Pläne/Schemata sowie Gefährdungsbeurteilungen immer digital verfügbar sein, damit Berechtigte ortsunabhängig Zugriff haben und Dubletten vermieden werden. Dokumente mit Originalunterschrift (z. B. Abnahmeprotokolle) werden eingescannt und elektronisch abgelegt, wobei die Originale sicher archiviert bleiben.

• Vorbereitung auf Audits: Das Facility Management hält für interne Audits (z. B. Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit) und externe Prüfungen durch Behörden oder Zertifizierer eine aktuelle Dokumentationsübersicht bereit. Darin ist ersichtlich, welche Nachweise für welche gesetzlichen oder normativen Anforderungen vorhanden sind (z. B. Prüfliste: Betriebssicherheitsverordnung – Gefährdungsbeurteilung vorhanden, Prüfnachweise vorhanden etc.). So kann man im Auditfall schnell die geforderten Dokumente vorlegen.

• Klare Verantwortlichkeit für Auditvorbereitung: Meist übernimmt die verantwortliche FM-Abteilung in Abstimmung mit der HSE-Fachabteilung und dem Betreiber die Vorbereitung von Audits im Gas-Bereich. Das umfasst das Zusammentragen relevanter Dokumente, das Überprüfen auf Vollständigkeit und ggf. das Nachfordern fehlender Unterlagen von Dienstleistern. Die Rollen und Zuständigkeiten für Auditanfragen sind im Vorfeld definiert, um im Prüfungsfall effizient zu agieren.

• Regelmäßige interne Dokumentenprüfungen: Unabhängig von offiziellen Audits werden intern in definierten Abständen Stichproben der Dokumentation durchgeführt. Dabei kontrolliert das FM z. B. einmal jährlich einige Wartungsprotokolle oder Anlagenordner auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität. Etwaige Lücken oder Qualitätsmängel in der Dokumentation werden dokumentiert und behoben. Diese selbstauferlegte Auditbereitschaft stellt sicher, dass die Dokumentationsqualität dauerhaft hoch bleibt und Überraschungen in externen Audits vermieden werden.

• Bedeutung der Dokumentation – warum eine lückenlose Dokumentation für Sicherheit und Rechtskonformität unerlässlich ist, welche Konsequenzen Nachlässigkeit haben kann (z. B. Haftung im Schadensfall).

• Eigene Dokumentationspflichten – jede Rolle muss genau verstehen, welche Dokumente sie führen oder pflegen muss (z. B. Haustechniker: Wartungsjournal führen, Küchenleitung: Sichtkontrollen dokumentieren). Die Pflichten werden in Schulungen klar kommuniziert.

• Nutzung der Ablagesysteme – praktische Einweisung in das CAFM-System oder die Ablagestruktur: Wie finde ich ein Dokument? Wie lade ich ein neues Protokoll hoch? Welche Benennungsregeln sind einzuhalten? So wird sichergestellt, dass alle mit dem System umgehen können und es konsequent nutzen.

Einbezug von Lessons Learned: Erfahrungen aus Vorfällen, Beinahe-Ereignissen oder Audits fließen in die zukünftigen Schulungen ein. Wenn z. B. ein Audit Mängel in der Dokumentation aufgezeigt hat oder ein Gasleck-Notfall aufgrund unklarer Dokumente verzögert gemanagt wurde, werden diese Erkenntnisse in Schulungen besprochen. Dies schärft das Bewusstsein und verbessert die Dokumentationskultur fortlaufend. Die Schulungen erfolgen regelmäßig (etwa jährlich oder bei Personalwechsel) und werden ihrerseits schriftlich dokumentiert (Unterweisungsnachweis mit Datum, Teilnehmern, Inhalten).