Kommunikationskette

Bei der Bewältigung von Gasereignissen sind mehrere Akteure involviert, die jeweils spezifische Rollen im Kommunikations- und Handlungsablauf übernehmen.

In der Praxis müssen diese Akteure eng verzahnt handeln. Das Facility Management stellt sicher, dass alle internen Stellen (Haustechnik, Sicherheit) vorbereitet sind und weiß zugleich, wann externe Hilfe zu alarmieren ist. Der Sicherheitsdienst fungiert als zentrale Meldestelle und leitet Informationen strukturiert weiter. Haustechniker kennen die Anlage im Detail und können vor Eintreffen der Feuerwehr z.B. Gasabsperrventile betätigen oder eine Gefahreneinschätzung abgeben. Nutzer und Beschäftigte schließlich sind quasi die “Sensoren” im Gebäude – ihre Aufmerksamkeit und korrekte Meldung sind oft der erste Auslöser der Kommunikationskette. Entscheidend ist, dass jeder Akteur seine Rolle kennt und die Übergabepunkte (wer informiert wen, in welcher Reihenfolge) klar definiert sind.

Im Normalbetrieb wie im Störfall ist ein zuverlässiger interner Kommunikationsfluss entscheidend.

• Direktmeldungen vor Ort: Nutzer, Fremdfirmen oder Haustechniker informieren bei Auffälligkeiten unverzüglich den Sicherheitsdienst oder die Leitwarte. Dies kann telefonisch, per Funk oder persönlich (z.B. an der Pforte) geschehen. Wichtig ist, dass rund um die Uhr eine erreichbare Stelle vorhanden ist, die Meldungen entgegennimmt.

• Leitstelle/Sicherheitsdienst als Verteiler: Die Leitwarte bzw. der Sicherheitsdienst bündelt die eingehenden Informationen und leitet sie strukturiert weiter. So wird beispielsweise eine Gasgeruch-Meldung aus einem Labor von der Leitstelle umgehend an das Facility Management und an die Haustechnik gemeldet. Die Leitstelle folgt hierbei festgelegten Meldeprozeduren (z.B. Checklisten, Alarmplänen), damit nichts vergessen wird.

• Rückmeldungen aus der Technik: Technische Systeme im Gebäude liefern automatisiert Informationen. Eine Gaswarnanlage oder die Gebäudeleittechnik (GLT) meldet Alarme und Messwerte direkt an die Leitwarte. Diese technischen Rückmeldungen (z.B. “Gaswarnmelder in Raum X schlägt Alarm mit 40% UEG”) gehen parallel in die interne Kommunikationskette ein. Die Leitwarte informiert daraufhin wiederum das FM und weitere Stellen gemäß Alarmplan.

Die interne Meldehierarchie legt fest, in welcher Reihenfolge interne Stellen informiert werden und wer welche Entscheidungen trifft. In vielen Organisationen gilt z.B.: Erste Information an die Leitwarte (24/7 besetzt), diese alarmiert dann den objektverantwortlichen Facility Manager bzw. die Objektleitung. Die Objektleitung bewertet die Lage und entscheidet, ob weitere Eskalation nötig ist – etwa die Information der Geschäftsführung oder die Einberufung eines Krisenstabs bei gravierenden Fällen. Diese Hierarchie stellt sicher, dass zunächst die operativen Ebenen (Leitwarte, FM) aktiv werden und bei Bedarf stufenweise höhere Ebenen eingebunden werden. Klar geregelte Vertretungen (z.B. welche Person nachts den FM vertritt) gehören ebenfalls zur Meldehierarchie, damit immer jemand entscheidungsbefugt erreichbar ist.

Sobald ein Gasereignis eine gewisse Schwere erreicht oder externe Hilfe erfordert, kommen externe Kommunikationswege ins Spiel.

• Notruf und Feuerwehralarmierung: Die Feuerwehr wird in dringenden Fällen über den Notruf (112) alarmiert. Üblicherweise erfolgt dies durch die Leitstelle/Sicherheitszentrale, sobald bestimmte Kriterien erfüllt sind (z.B. bestätigter Gasgeruch, Gaswarnanlage-Hauptalarm, explosionsgefährliche Lage). Im Alarm- oder Notfallplan ist festgelegt, wer den Notruf absetzt und welche Informationen weiterzugeben sind. Teilweise alarmiert auch eine aufgeschaltete Brandmeldeanlage automatisch die Feuerwehr, falls Gasdetektoren in diese Anlage integriert sind und auslösen.

• Kontakt zum Gasversorger: Handelt es sich um ein größeres Leck oder den Verdacht auf ein Problem im Gasnetz (z.B. Druckabfall in der Zuleitung), wird der zuständige Gasversorger informiert. Viele Gasversorgungsunternehmen haben eigene Störungsdienste, die 24/7 erreichbar sind. Die Leitwarte oder das FM ruft dann die Notfallnummer des Versorgers an, damit parallel zur Feuerwehr fachkundige Netztechniker ausrücken. Der Gasversorger kann etwa an Hauptabsperreinrichtungen des Versorgungsnetzes tätig werden oder Messungen außerhalb des Gebäudes durchführen.

• Behördliche Meldungen: Bei bestimmten Ereignissen kann eine Meldepflicht an Behörden bestehen. Beispielsweise verlangen Aufsichtsbehörden (Gewerbeaufsicht, Umweltamt) eine Benachrichtigung, wenn Gas in erheblichem Umfang ausgetreten ist oder Personen zu Schaden kamen. Solche Meldungen werden vom Facility Management oder der Unternehmensleitung vorgenommen, oft nachdem die Akutsituation bewältigt ist. Dennoch sollte bereits im Alarmplan vorgesehen sein, welche Behörden in welchem Fall zu informieren sind. So wird nichts übersehen, was rechtlich vorgeschrieben ist.

Wichtig bei externer Kommunikation ist, dass interne Stellen diese nicht verzögern. Ist klar, dass Feuerwehr oder Versorger benötigt werden, soll die Leitstelle ohne Zeitverlust alarmieren – notfalls auch parallel zur internen Info an den FM. Die externen Partner müssen mit allen notwendigen Details versorgt werden (Art des Ereignisses, Ort, Zugangsmöglichkeiten, besondere Gefahren im Gebäude), damit sie effizient helfen können.

Je nach Art der Auslöser unterscheidet sich der primäre Meldeweg etwas. Die folgende Zuordnung zeigt Beispiele, wie unterschiedliche Ereignisquellen gemeldet werden und welche externen Stellen typischerweise eingebunden werden:

Ein automatischer Gasalarm (z.B. durch fest installierte Sensoren) hat in der Regel vordefinierte Konsequenzen, eventuell sogar direkte Feuerwehr-Aufschaltung, während ein subjektiv wahrgenommener Gasgeruch zuerst intern verifiziert und dann über die Leitstelle an die Feuerwehr gemeldet wird. Technische Störungen ohne akuten Gasaustritt können zunächst intern (FM, Haustechnik) behandelt werden – hier zieht man den Gasversorger hinzu, wenn es um das Versorgungsnetz geht. Ein Brand in einem Bereich mit Gasleitungen kombiniert zwei Gefahren (Feuer und Gas) und führt praktisch immer sofort zur vollen Alarmierung der Feuerwehr. Die Kommunikationskette passt sich also der Ereignisquelle an, bleibt aber stets klar: Jede Information geht ihren definierten Weg und erreicht die nötigen Stellen ohne Umwege.

Im Folgenden werden drei typische Szenarien beschrieben, um den Ablauf der Kommunikationskette konkret zu illustrieren. Jedes Szenario stellt andere Anforderungen an Meldung, Entscheidung und externe Einbindung – von einem vagen Verdacht bis zum akuten Notfall. Durchgespielt werden jeweils die Schritte von der ersten Wahrnehmung bis zur Rückmeldung und Dokumentation.

In diesem Szenario gibt es keine automatische Alarmmeldung, sondern lediglich einen subjektiven Verdacht, zum Beispiel weil jemand Gasgeruch wahrnimmt oder ein Zischen hört.

• Erstwahrnehmung und Meldung: Eine Person (Nutzer, Mitarbeiter oder auch ein Sicherheitsmitarbeiter auf Rundgang) nimmt einen möglichen Gasgeruch oder ein verdächtiges Geräusch wahr. Wichtig ist, dass diese Person sofort reagiert: Sie meldet ihre Wahrnehmung umgehend an den Sicherheitsdienst bzw. die Leitwarte. Dabei sollten bereits alle verfügbaren Informationen genannt werden (Ort, Art der Wahrnehmung, Zeitpunkt, etc.). Falls in dem Bereich mehrere Personen sind, warnt der Entdecker ggf. auch andere in der Nähe informell, ohne jedoch in Panik zu verfallen.

• Interne Alarmierung und erste Maßnahmen: Die Leitwarte nimmt die Meldung entgegen und prüft anhand der eingeholten Informationen den Ernst der Lage. Nach den vorgegebenen Alarmplänen entscheidet die Leitwarte, welche internen Stellen sofort informiert werden. In der Regel benachrichtigt sie parallel das Facility Management und die Haustechnik. Die Haustechnik schickt umgehend einen fachkundigen Techniker zum gemeldeten Ort, um die Lage einzuschätzen (Messung mit Hand-Gasmessgerät, Überprüfung der Anlage vor Ort). Je nach Situation kann die Leitwarte außerdem anordnen, dass Personen den betroffenen Bereich vorsorglich verlassen (lokale Räumung), etwa wenn starker Gasgeruch bestätigt wird.

• Eskalationsentscheidung (Feuerwehralarmierung): Basierend auf der Rückmeldung des Haustechnikers und den geltenden Notfallkriterien entscheidet das Facility Management bzw. die Objektverantwortlichen, ob die Feuerwehr gerufen wird. Bei unklarer oder gefährlicher Lage (z.B. deutlicher Gasgeruch ohne identifizierbare Ursache) wird sicherheitshalber die Feuerwehr alarmiert. Dies erfolgt durch die Leitstelle via Notruf 112, mit dem Hinweis auf Gasgeruch und dem genauen Einsatzort. Liegt hingegen kein Gasaustritt vor (Fehlalarm oder ungefährliche Situation), bleibt man im internen Handlungsrahmen.

• Rückmeldungen und Dokumentation: Alle durchgeführten Maßnahmen und Feststellungen werden an die Leitwarte und das FM zurückgemeldet. Beispielsweise berichtet der Haustechniker: „Kein messbares Gas festgestellt“ oder „Leck an Ventil gefunden und provisorisch abgedichtet“. Die Leitwarte hält diese Informationen schriftlich im Ereignisprotokoll fest. Wurde die Feuerwehr alarmiert, wird deren Eintreffen vorbereitet: Ein Sicherheitsmitarbeiter oder FM-Verantwortlicher empfängt die Feuerwehr, stellt aktuelle Infos bereit und führt sie ggf. zum Einsatzort. Nach Abschluss des Vorfalls erstellt das Facility Management eine Dokumentation (Meldungs- und Ereignisbericht), damit der Vorgang nachverfolgt und analysiert werden kann.

In diesem Szenario löst ein technisches System aus, beispielsweise ein stationärer Gassensor oder die Gebäudeleittechnik meldet einen kritischen Wert.

• Automatischer Alarm in der Leitwarte: Ein technischer Alarm geht ein – etwa meldet die Gaswarnanlage im Heizungsraum einen Grenzwertüberschreitung (z.B. 20% UEG Voralarm oder 40% UEG Hauptalarm). Dies wird in der Leitwarte sofort sichtbar bzw. hörbar (Alarmton, Anzeige auf dem Alarmmonitor oder GLT-Bildschirm). Zeitgleich können automatische Steuerungen ablaufen – beispielsweise kann ein Voralarm zunächst nur intern angezeigt werden, während ein Hauptalarm direkt weitere Aktionen triggert.

• Alarmvalidierung und interne Weitergabe: Der Leitstellendienst prüft umgehend die Alarmmeldung. Dazu gehört, Art und Ort des Alarms zu verifizieren: Handelt es sich um einen Voralarm oder Hauptalarm? Welcher Raum oder Sensor ist betroffen? Ist möglicherweise eine technische Störung der Anlage der Grund? Diese Einordnung erfolgt nach hinterlegten Alarmierungsprozeduren. Unverzüglich informiert die Leitwarte den zuständigen Facility Manager und die Haustechnik über den eingegangenen Alarm. Bereits beim Voralarm wird typischerweise Haustechnik geschickt, um vor Ort zu prüfen. Bei einem Hauptalarm wird parallel schon die interne Alarmierung ausgelöst, z.B. dass Sicherheitskräfte sich bereit halten und ggf. mit Räumungsdurchsagen beginnen.

• Interne Maßnahmen und automatische Sicherungsfunktionen: Je nach Alarmstufe werden vordefinierte Maßnahmen ergriffen. Bei bestimmten Gaswarnanlagen ist ein automatisches Schließen von Gas-Absperrventilen vorgesehen, um die Gaszufuhr sofort zu unterbrechen. Solche automatischen Sicherheitseinrichtungen (z.B. Magnetventile in der Zuleitung, die bei Alarm stromlos schließen) können Leben retten und Folgeschäden verhindern. Die Gebäudeleittechnik könnte außerdem Abluftanlagen einschalten oder Lüftungen abschalten, um eine Gasansammlung zu begrenzen. Das Facility Management entscheidet über weitere Schritte: Ist der Alarm plausibel, werden z.B. Evakuierungen im betroffenen Bereich vorbereitet (anwesende Personen durch Durchsagen gewarnt). Gleichzeitig rüstet sich die Haustechnik mit Schutzausrüstung aus, um gegebenenfalls in den Gefahrenbereich zu gehen.

• Feuerwehralarmierung und Einsatzvorbereitung (bei Hauptalarm): Sobald ein Hauptalarm der Gaswarnanlage vorliegt oder ein bestätigter Gasaustritt erkannt wird, wird sofort die Feuerwehr alarmiert – gemäß dem festgelegten Alarmplan. Die Leitwarte übermittelt an die Feuerwehr die Information „Gaswarnanlage hat ausgelöst, Bereich XYZ, vermutlich Gasaustritt“. In der Zwischenzeit bereiten Sicherheitsdienst und FM vor Ort alles für das Eintreffen der Einsatzkräfte vor: Feuerwehrpläne und aktuelle Grundrisse werden bereitgelegt, Schlüssel (via Feuerwehr-Schlüsseldepot oder manuell) werden zugänglich gemacht. Ein Mitarbeiter erwartet die Feuerwehr an der Brandmeldezentrale oder einem Treffpunkt, um sie einzuweisen.

• Koordination vor Ort und Nachbereitung: Nach Eintreffen der Feuerwehr unterstützt das interne Team die Einsatzleitung – insbesondere mit Objektkenntnis: Wo verlaufen die Gasleitungen? Wo ist der Gashaupthahn? Gibt es Besonderheiten (z.B. Chemikalien in der Nähe)? Während die Feuerwehr Maßnahmen ergreift (Absperren, Lüften, Messen, ggf. Löschen), hält die Leitwarte Funk- oder Telefonkontakt zur Einsatzleitung, um weitere Anweisungen umzusetzen (z.B. Gebäudeabschnitt stromlos schalten). Ist das Gebäude geräumt, überprüft der Sicherheitsdienst die Vollzähligkeit am Sammelplatz. Am Ende wird auch dieses Ereignis lückenlos dokumentiert: Alarmprotokoll der Gaswarnanlage, Feuerwehrberichte, interne Berichte. Das FM wertet die Informationen aus, um ggf. technische oder organisatorische Verbesserungen abzuleiten.

Dieses Szenario beschreibt einen schweren Unfall, z.B. eine Explosion oder ein Brand mit Gasaustritt, bei dem sofort umfassende Alarmierung erfolgt.

• Auslösung Gesamt- oder Teilalarm: Im Ernstfall wird umgehend ein Vollalarm ausgelöst. Dies kann automatisch durch die Brandmeldeanlage passieren – etwa Rauchmelder schlagen an, oder spezielle Gassensoren im Brandfall. Oder aber ein Anwesender betätigt einen Handfeuermelder bzw. ruft direkt per Notruf Hilfe. In jedem Fall geht innerhalb von Sekunden die Alarmmeldung auch an die zuständige Leitstelle der Feuerwehr. Gleichzeitig werden interne Alarmierungseinrichtungen aktiviert: Sirenen heulen, Lautsprecherdurchsagen fordern zur Evakuierung auf. Alle Personen bringen sich, sofern möglich, in Sicherheit.

• Sofortige Information der Feuerwehr und anderer externer Stellen: Bereits mit Alarmauslösung wird die Feuerwehr-Leitstelle informiert. Diese alarmiert nach eigener Ausrückeordnung die nötigen Kräfte (Feuerwehr, Rettungsdienst, Polizei bei Explosion). Bei bestätigtem Gasbezug im Objekt wird meist automatisch auch der Gasversorger in Kenntnis gesetzt, da Explosionsgefahr besteht und ggf. das Versorgungsnetz abgeschiebert werden muss. Die ersteintreffende Feuerwehr übernimmt unverzüglich die Einsatzleitung am Ort des Geschehens.

• Übernahme der Einsatzleitung durch externe Kräfte: Sobald die Feuerwehr vor Ort ist, hat ihr Einsatzleiter die Gesamtkontrolle über alle Maßnahmen. Das bedeutet, interne Stellen ordnen sich unter: Sicherheitsdienst, Facility Manager, Haustechnik – sie alle unterstützen nun die Einsatzleitung und führen keine eigenmächtigen Aktionen mehr durch, außer zur unmittelbaren Selbstrettung. Die Feuerwehr koordiniert Löschangriff, Menschenrettung und auch die Gefahrenabwehr im Hinblick auf das Gas (z.B. Schließen des Gashaupthahns, Belüftung, Verhindern einer Ausbreitung).

• Unterstützung durch FM, Haustechnik und Sicherheit: Obwohl die Entscheidungsgewalt jetzt extern liegt, spielen Facility Management und interne Technik eine wichtige unterstützende Rolle. Sie stellen der Feuerwehr alle relevanten Informationen bereit: Gebäudepläne, die Lage von Gasleitungen und Absperrventilen (etwa der Gashauptabsperrhahn am Hauseingang), vorhandene Gaswarnanlagen, Mengen und Arten gelagerter Gase oder Chemikalien. Haustechniker können auf Anforderung der Feuerwehr z.B. in Technikzentralen führen oder Anlagen bedienen (sofern gefahrlos möglich), etwa Lüftungssteuerungen. Der Sicherheitsdienst sichert derweil das Gelände, hält Schaulustige fern und sorgt dafür, dass Zufahrten für weitere Rettungsmittel frei sind.

• Kommunikationskette nach Vorgaben der Einsatzleitung: Die interne Kommunikationskette richtet sich nun strikt nach den Weisungen der Feuerwehr-Einsatzleitung. Das bedeutet, dass alle Informationen vom Objektpersonal zur Einsatzleitung fließen – beispielsweise meldet der Haustechniker dem Einsatzleiter, welche Bereiche bereits spannungsfrei geschaltet wurden oder wo Gaszufuhrventile geschlossen sind. Umgekehrt gibt die Einsatzleitung Anweisungen, die vom FM/Sicherheitsdienst weiter intern umgesetzt werden (z.B. „Gebäudeteil A weiträumig absperren, niemanden mehr einlassen“). Parallel informiert das Facility Management gegebenenfalls die Unternehmensleitung oder den Krisenstab über die Lage, bleibt dabei aber im Einklang mit der externen Einsatzleitung, um keine widersprüchlichen Informationen zu erzeugen.

• Nachbereitung und Dokumentation: Nach Bewältigung des akuten Ereignisses (Brand gelöscht, Gasleck geschlossen) wird das Gebäude nicht freigegeben, bis die Feuerwehr und ggf. der Gasversorger die Sicherheit bestätigen. Das FM veranlasst im Anschluss eine Einsatznachbesprechung: Was ist passiert, wie hat die Kommunikationskette funktioniert, wo gab es Probleme? Alle Meldungen, Entscheidungen und Maßnahmen werden im Bericht festgehalten. Insbesondere bei schweren Ereignissen ist diese Dokumentation wichtig, um daraus zu lernen und ggf. die Notfallpläne anzupassen.

Eine effektive Kommunikation im Notfall hängt nicht nur vom schnellen Melden ab, sondern auch davon, was gemeldet wird und wie Informationen festgehalten werden. In Abschnitt 5.1 geht es daher um die inhaltlichen Mindestangaben bei Meldungen (Stichwort: die “W-Fragen”). Abschnitt 5.2 beleuchtet die technischen und organisatorischen Hilfsmittel, mit denen kommuniziert und dokumentiert wird, sowie die Schnittstellen dieser Systeme.

Jede Störungsmeldung oder Alarmweitergabe sollte standardisierte Kerninformationen enthalten. Diese sorgen dafür, dass der Empfänger der Meldung die Lage richtig einschätzen und die passenden Maßnahmen einleiten kann.

Diese Mindestinformationen sollten in Checklisten und Schulungen verankert sein. Das heißt, sowohl das Personal der Leitstelle als auch Beschäftigte generell werden darauf trainiert, im Ereignisfall diese Punkte abzufragen bzw. anzugeben. Beispielsweise hat die Leitwarte ein Meldeformular oder Bildschirmmaske, die genau diese Felder enthält, damit beim Anruf eines Mitarbeiters nichts vergessen wird. Umgekehrt kennen Mitarbeiter aus Unterweisungen die Regel, bei einer Meldung an die Sicherheitszentrale möglichst die „W-Fragen“ zu beantworten. Durch diese Standardisierung wird erreicht, dass jeder Vorfall mit dem nötigen Detailgrad erfasst wird – was wiederum für die richtige Alarmierung und spätere Dokumentation unerlässlich ist.

Für eine schnelle Kommunikation und lückenlose Dokumentation kommen in modernen Einrichtungen verschiedene technische Systeme zum Einsatz.

• Sprachkommunikation (Telefon, Funk, Intercom): Klassische Telefonanlagen, Handfunkgeräte für Sicherheitspersonal sowie Haussprechanlagen (Intercom) sorgen dafür, dass im Alarmfall sofort gesprochen werden kann. Ein direkter Anruf der Leitwarte über eine interne Notfallnummer oder per Funkruf erlaubt es, Informationen in Sekundenschnelle zu übertragen. Auch mobile dienstliche Handys können Teil der Alarmkette sein (z.B. Rufbereitschaft des FM via Handy).

• Leitstellen- und Gebäudeautomationssysteme: In der Sicherheitsleitstelle laufen Meldungen technischer Anlagen zusammen. Gebäudeleittechnik (GLT) oder spezielle Gefahrenmeldeanlagen zeigen Alarm- und Störmeldungen an und protokollieren sie automatisch. Beispielsweise hat die Leitwarte einen Alarmmonitor, der Feuer-, Einbruch- oder Gasalarme ausgibt, verbunden mit Ort und Uhrzeit. Diese Systeme ermöglichen es zudem, Schaltzustände zu überwachen (z.B. ob ein Gasabsperrventil offen oder geschlossen ist) und im Notfall ferngesteuert einzugreifen.

• Digitale FM-Dokumentationssysteme: Im Hintergrund sind oft CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) oder CMMS (Instandhaltungs-Management-Systeme) im Einsatz. Darin können Ereignisse und Maßnahmen dokumentiert werden, inklusive Zeitstempel, Verantwortlichen und durchgeführten Aktionen. Im Ereignisfall trägt das FM-Team dort ein, was passiert ist (z.B. „14:10 Uhr: Gasgeruchsmeldung erhalten; 14:12 Uhr: Haustechnik vor Ort...“ etc.). Solche Dokumentationen erfüllen einerseits die Nachweispflicht (gegenüber Auditoren oder Behörden) und dienen andererseits der Analyse nach dem Vorfall.

Die Schnittstellen zwischen diesen Systemen müssen klar beschrieben und technisch eingerichtet sein. Beispielsweise sollte die Gaswarnanlage so an die Leitstelle angebunden sein, dass ein Alarm automatisch ein visuelles/akustisches Signal im Leitstand auslöst und idealerweise auch direkt ins FM-Dokumentationssystem übernommen wird. Ebenso ist organisatorisch festzulegen, wie von einem System ins andere übergeleitet wird: Etwa dass der Sicherheitsdienst nach einer telefonischen Meldung die Details in das elektronische Logbuch eingibt. Schnittstellen können auch Personenschnittstellen sein – zum Beispiel die Abstimmung, dass die Leitwarte bei bestimmten Alarmen sofort per Rufgruppe alle Haustechniker über Funk informiert. Insgesamt gilt: Die Technik soll die Kommunikation erleichtern, darf aber den Prozess nicht verkomplizieren. Daher sind einfache, robuste Kommunikationsmittel (z.B. ein rotes Telefon für Notrufe, Funkgeräte mit eigener Notfallfrequenz) oft Gold wert, ergänzt durch moderne Systeme für Dokumentation und Alarmverfolgung.

Das Facility Management hat eine zentrale Verantwortung dafür, dass die beschriebene Kommunikationskette etabliert, funktionsfähig und allen Beteiligten bekannt ist. Im Rahmen der Betreiberverantwortung kommen dem FM dabei strategische, organisatorische und praktische Aufgaben zu. In den folgenden Unterabschnitten werden wesentliche Aufgabenfelder dargestellt: Die Planung der Kommunikationsstrukturen, die Schulung und Übung sowie die laufende Abstimmung mit externen Stellen wie der Feuerwehr.

Ein erster Aufgabenbereich des FM ist das formale Festlegen der Melde- und Kommunikationswege sowie deren laufende Pflege.

• Erstellen und Aktualisieren von Alarm- und Kommunikationsplänen: Für mögliche Gasereignisse sollen spezifische Alarm- und Meldepläne ausgearbeitet werden. Diese Pläne halten schriftlich fest, wer im Ereignisfall wen informiert und welche Schritte einzuleiten sind. Beispielsweise wird dort definiert: „Bei Gaswarnanlage Voralarm → interne Meldung an FM und Haustechnik; bei Hauptalarm → zusätzlich Feuerwehralarmierung durch Leitwarte“. Solche Pläne sind möglichst übersichtlich (Diagramme oder Ablaufdiagramme eignen sich) darzustellen und an geeigneten Stellen auszuhängen bzw. digital verfügbar zu machen. Das FM sorgt dafür, dass diese Dokumente regelmäßig geprüft und bei Änderungen (z.B. neue Anlagen, geänderte Rufnummern) angepasst werden.

• Definition von Rollen, Erreichbarkeiten und Vertretungsregelungen: Das FM legt klar fest, wer welche Rolle in der Kommunikationskette innehat (siehe auch die Tabelle in Abschnitt 2.2). Dazu gehört auch, dass für jede Schlüsselrolle eine ständige Erreichbarkeit gewährleistet ist – sei es durch Schichtdienst oder durch Rufbereitschaft. Beispielsweise muss außerhalb der Kernarbeitszeit ein verantwortlicher Ansprechpartner des FM telefonisch erreichbar sein, falls ein nächtlicher Gasalarm auftritt. Für jede wichtige Funktion (FM-Leitung, Objektleiter, Sicherheitsingenieur etc.) ist außerdem eine Vertretungsregelung zu definieren, falls die Hauptperson abwesend ist. Diese Festlegungen werden schriftlich fixiert, sodass im Notfall keine Unklarheit besteht, wen die Leitwarte anruft.

• Pflege aktueller Ansprechpartnerlisten: Eine ganz praktische Aufgabe ist die Führung aktueller Kontaktlisten. Das Facility Management stellt sicher, dass alle relevanten Telefonnummern, Mobilfunknummern und E-Mail-Adressen verfügbar und leicht zugänglich sind. Dazu zählen interne Kontakte (FM-Verantwortliche, Haustechnikleiter, Sicherheitsdienstleitung) ebenso wie externe Kontakte – insbesondere Feuerwehr-/Rettungsdienst-Kontakte für Rücksprachen, der 24h-Störungsdienst des Gasversorgers, eventuell zuständige Behörden für Störfallmeldungen, Fachfirmen für Gasinstallationen etc. Diese Listen sollten an zentraler Stelle (z.B. in der Leitwarte als Notfallordner und digital im Intranet) hinterlegt sein. Das FM aktualisiert sie bei Personalwechseln oder geänderten externen Rufnummern umgehend. Nichts wäre fataler, als im Ernstfall an veralteten Nummern ins Leere zu laufen.

Durch diese vorbereitenden organisatorischen Maßnahmen schafft das Facility Management ein stabiles Gerüst, innerhalb dessen im Notfall routiniert gehandelt werden kann. Jeder Kommunikationsschritt ist vorab durchdacht, dokumentiert und allen Beteiligten bekannt. Der Aufwand in der Vorbereitung zahlt sich in der Krisensituation aus: Die Beteiligten können sich an den Plan halten, was Sicherheit und Geschwindigkeit deutlich erhöht.

Damit die schönste Kommunikationskette nicht nur auf dem Papier existiert, muss sie den beteiligten Personen vermittelt und praktisch eingeübt werden.

• Regelmäßige Unterweisungen aller Beteiligten: Das Facility Management organisiert regelmäßige Schulungen für den Sicherheitsdienst, die Haustechnik und weitere Schlüsselpersonen (z.B. Objektleiter, Abteilungsverantwortliche in gefährdeten Bereichen). In diesen Unterweisungen wird die Meldekette für Gasereignisse detailliert erklärt: Wer informiert wen? Welche Informationen sind zu übermitteln (siehe W-Fragen)? Wie wird alarmiert (Telefon, Alarmknopf etc.)? Solche Trainings finden idealerweise mindestens einmal jährlich statt – gemäß den Vorgaben des Arbeitsschutzes sollten Beschäftigte mindestens jährlich in Notfallmaßnahmen unterwiesen werden. Neu eingestelltes Personal (z.B. neue Sicherheitsmitarbeiter) erhält die Einweisung natürlich zeitnah zu Arbeitsbeginn. Das FM stellt Schulungsunterlagen, Ablaufdiagramme und Checklisten bereit, um das Gelernte zu verankern.

• Praktische Übungen und Drills: Theorie allein genügt nicht – daher führt das FM in Abstimmung mit der Sicherheitsorganisation Notfallübungen durch. Es werden realistische Szenarien durchgespielt, um die Kommunikationskette auf die Probe zu stellen. Beispielsweise könnte eine Übung „Gasgeruch im Labor“ simuliert werden: Ein Mitarbeiter spielt den Meldenden, die Leitwarte muss reagieren, intern alarmieren, Haustechnik rückt aus, bis hin zur fingierten Feuerwehr-Benachrichtigung. Ebenso wichtig sind Übungen für „Gaswarnanlage-Alarm“ (Test der Alarmkette vom Sensor über Leitstelle bis zur Feuerwehr) und „Brand im Gasbereich“ (gleichzeitiges Zusammenwirken mehrerer Stellen). Solche Übungen offenbaren oft Verbesserungsbedarf – etwa Funkprobleme, unklare Zuständigkeiten oder fehlendes Wissen bei einigen Beteiligten. Das FM sollte unterschiedlich große Übungen planen: vom Tischmodell (theoretisches Durchgehen) bis zur Vollübung mit Evakuierung.

• Auswertung und kontinuierliche Verbesserung: Nach jeder Übung wird diese dokumentiert und ausgewertet. Das FM erstellt einen Übungsbericht, in dem der Ablauf, die Reaktionen der Beteiligten, auftretende Probleme und erfolgreiche Maßnahmen festgehalten werden. Aus der Auswertung leitet man Verbesserungsmaßnahmen ab: z.B. Schulungsbedarf, Anpassung des Alarmplans, technische Nachrüstung (falls z.B. ein Sirenensignal nicht hörbar war). Diese Verbesserungen werden zeitnah umgesetzt, sodass die Kommunikationskette stetig optimiert wird. Die Dokumentation von Unterweisungen und Übungen ist übrigens auch wichtig, um gegenüber Aufsichtsbehörden oder Auditoren die Erfüllung der Betreiberpflichten nachzuweisen.

Durch ständige Wiederholung und praktische Anwendung wird erreicht, dass im Ernstfall jede Person weiß, was zu tun ist und wie zu kommunizieren ist. Unsicherheit oder Zögern können so weitestmöglich vermieden werden. Außerdem fördert gemeinsame Übungen das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Teams (Sicherheit, Technik, FM), was im Notfall von großem Wert ist.

Ein dritter Aufgabenbereich ist die enge Zusammenarbeit mit externen und übergeordneten Sicherheitsstellen, allen voran der Feuerwehr. Ebenso wichtig ist die Einbindung der internen betrieblichen Sicherheitsorganisation (z.B. Brandschutzbeauftragter, Werksschutz, Krisenstab).

• Objektbegehungen und Informationsaustausch mit der Feuerwehr: Das FM sollte regelmäßige Objektbegehungen mit der zuständigen Feuerwehr organisieren, mindestens jährlich oder bei Änderungen an der Anlage. Dabei werden insbesondere die für Gasgefahren relevanten Einrichtungen gezeigt: Wo befinden sich Gasaufstellungsräume (Heizräume, Labore mit Gasflaschen)? Wie verlaufen die Haupt-Gasleitungen durchs Gebäude? Wo sind die Absperrorgane (Gashaupthähne, Not-Absperrknöpfe) und wie sind sie zugänglich? Diese Begehungen dienen dazu, dass die Feuerwehr im Einsatzfall nicht auf unbekanntem Terrain agiert. Gleichzeitig kann das FM wertvolle Hinweise der Feuerwehr aufnehmen, z.B. zur Verbesserung der Zugänglichkeit oder Kennzeichnung dieser Einrichtungen.

• Abstimmung von Alarm- und Ausrückeordnungen: Gemeinsam mit der Feuerwehr (und ggf. der Werkfeuerwehr oder dem betrieblichen Notfallteam) stimmt das FM die Alarmierungsabläufe ab. Beispielsweise wird festgelegt, welche Meldung welche Alarmstufe auslöst: Ein „Gasgeruch ohne Alarm“ kann eine interne Erkundung nach sich ziehen, während „Gaswarnanlage Hauptalarm“ automatisch eine Vollalarmierung der Feuerwehr auslöst. Diese Absprachen werden im Alarmplan und in der sogenannten Ausrückeordnung der Feuerwehr berücksichtigt. So weiß die Feuerwehrleitstelle, welche Einsatzmittel sie bei einem bestimmten Stichwort schicken soll (z.B. bei „Gasgeruch“ vielleicht zunächst ein Erkundungstrupp, bei „Gasaustritt bestätigt“ sofort Gefahrgutzug). Das FM hält auch Kontakt zu anderen relevanten Stellen wie der Polizei oder dem Katastrophenschutz, falls der Notfallplan so etwas vorsieht.

• Pflege von Feuerwehrplänen, Laufkarten und Zugangsregelungen: Eine wichtige Schnittstelle zur Feuerwehr sind die Feuerwehrpläne nach DIN 14095 sowie die Feuerwehr-Laufkarten der Brandmeldeanlage. Das Facility Management muss sicherstellen, dass in diesen Plänen die Gasinfrastruktur angemessen abgebildet ist. Konkret heißt das: Der Standort des Gashauptabsperrhahns, der Verlauf wesentlicher Gasleitungen, eventuell vorhandene Gaswarnzentralen oder -sensoren und Lagerorte von Gasflaschen sollten in den Feuerwehrplänen verzeichnet sein. Die Pläne sind regelmäßig zu überprüfen und bei Umbauten oder Änderungen sofort zu aktualisieren, in Abstimmung mit der Feuerwehr. Ebenso müssen Feuerwehr-Laufkarten (die den Einsatzkräften im Alarmfall den Weg zum auslösenden Melder zeigen) vorhanden sein, falls Gaswarnmelder an die BMA gekoppelt sind. Zusätzlich ist auf die Zugangswege für Einsatzkräfte zu achten: Das Feuerwehrschlüsseldepot (FSD) am Gebäude muss die Schlüssel zu Räumen mit Gasanlagen enthalten, damit die Feuerwehr schnell hinein kann. Das FM überprüft gemeinsam mit dem Brandschutzbeauftragten die Funktion und Bestückung des FSD in regelmäßigen Abständen.

Durch diese Maßnahmen wird erreicht, dass die externe und interne Sicherheitsorganisation Hand in Hand arbeiten. Im Notfall vergeht keine Zeit mit Suchen nach Plänen oder Ansprechpartnern – alles ist vorbereitet. Die Feuerwehr weiß um die speziellen Gegebenheiten der Gasversorgung im Gebäude, und das Facility Management kennt die Anforderungen und Arbeitsweisen der Feuerwehr. Diese Abstimmung ist letztlich gelebte Prävention: Sie verringert das Risiko von Missverständnissen im Ernstfall und erhöht die Effektivität der Gefahrenabwehr erheblich.